Fyra intressanta nyckeltal för löneavdelningen att följa

De flesta löneavdelningar jobbar med kontroller för att kvalitetssäkra sitt eget arbete. Men genom att identifiera strategiskt viktiga KPI:er för arbetet på löneavdelningen så blir det enklare att kontinuerligt följa upp och förbättra löneprocesserna.

KPI:er (Key performance indicator) eller Nyckeltal är enkla siffror av särskilt stor betydelse som kan kopplas till företagets eller avdelningens taktiska eller strategiska arbete. KPI:er på lön kan användas både för att presentera relevant och viktig information till organisationen om företagets personal men också för att följa upp interna processer.

Fasta löner och ersättningar

Räknas fram genom att mäta fasta löner och fasta ersättningar jämfört med tidigare månad eller som rullande 12 månaders snitt. Anges i procent.

Detta kvalitetsmått säkerställer att det inte är för stor fluktuation på de fasta lönerna jämfört med tidigare månad. Fasta löner varierar i regel väldigt lite över tid och genom att etablera detta kvalitetsmått säkerställer man att inget oförutsett sker med de fasta lönerna mellan månaderna.

Rörliga lönedelar

Medelvärdet av apris/enhetspris för samtliga rörliga lönedelar. Anges som summa.

Rörliga löner är svåra att mäta eftersom att det finns en inneboende fluktuation i dessa som ofta är kopplat till antal arbetsdagar och helgdagar i månaden. Det gör att vi måste tillåta en vissa procentuell förändring mellan månaderna. Genom att isolera medelvärdet på rörliga löner och följa det över tid kan man känna sig trygg i att inget har skett jämfört med förra månaden.

Semesterlöneskuld intjänande individ

Andel personer med en månatlig intjänad semester på 0% eller över 10% som andel av det totala antalet anställda. Mäts i antal personer.

Semesterlöneskulder hör till det område som ofta glöms bort. Genom att säkerställa kvalitativa KPI:er som följer olika aspekter av semesterlöneskulden så kan löneavdelningen förekomma eventuella problem. I detta exempel fångar vi enkelt personer med en orimligt hög eller låg intjänandegrad under månaden.

Summa för underlag till pension som andel av total lönesumma

Summan för underlaget till pension som andel av den totala bruttolönesumman. Anges i procent.

Fel i pensionsunderlaget är aldrig roligt. Problem med pensioner kan bli kostsamt för företaget eftersom att eventuella korrigeringar kommer med retroaktiva pensionspremier. Genom att följa måttet underlag till pension som andel av totala lönesumman och inte låta procentsatsen fluktuera säkerställer företaget både för höga och för låga pensionsinbetalningar.

----

Lön jobbar med många processer under korta tidsrymder. Det är många variabler och stor risk för fel. Därför är det viktigt att löneavdelningen inte bara jobbar med klassiska lönekontroller utan konstruerar KPI:er som är relevant för det operativa arbetet.

Ovanstående fyra KPI:er hjälper lön att kvalitetssäkra sitt arbete. Dessa KPI:er är framtagna för att spegla fyra viktiga områden inom lön. Olika löneavdelningar har olika behov av uppföljning, faktorer som företag, bransch och storlek spelar stor roll. Genom att etablera olika typer av mätningar för sin löneprocess kan lön effektivisera kontrollarbetet och öka tryggheten i sina processer.